• برای ایمیل خود یک موضوع مشخص بنویسید. به‌طور مثال: «پرسش درباره ارائه کلاسی درس فرایندها»  موضوعات کلی مثل راهنمایی، سوال، کمک و مانند این‌ها کمک ‌کننده نیستند.
  • اگر از ایمیل غیردانشگاهی استفاده می‌کنید حتما با نام و نام خانوادگی واقعی خودتان باشد.
  • برای ایمیل خود امضا بسازید تا هم حرفه‌ای ظاهر شوید و هم شناخت بیشتری از خودتان به استاد بدهید.
  • برای پاسخ روی یک ایمیل، روی همان ایمیل reply کنید و ایمیل جدید باز نکنید تا سابقه مکاتبات از دست نرود.
  • اگر فایلی برای استاد می‌فرستید حتما در متن ایمیل توضیح کوتاهی درباره محتوای آن بدهید.
  • برای یک موضوع جدید، یک ایمیل جدید باز کنید و روی ایمیل‌های قبلی ریپلای نکنید.
  • برای بازیابی بهتر فایل‌های خود و برای کمک به استاد در مدیریت فایلهای دریافتی، ترکیبی از نام خانوادگی خود و عنوان درس یا تحقیق را برای نام فایل خود انتخاب کنید. مثلا Ahmadi_biotechnolgoy
  • برای ویرایش‌های مختلف پایان‌نامه و مقالات تاریخ شمسی را به نام فایل اضافه کنید.
  • حتما مشخصات خود را روی صفحه اول فایل بنویسید. اگر مطلب شما ترجمه است یا از جایی گرفته شده است حتما عنوان و نام پدیدآورنده اصلی را ذکر کنید.
  • برای مشخص کردن تغییراتی که در فایل خود بعد از اصلاحات پیشنهادی استاد داده‌اید، آن‌ها را با track change یا هایلایت کردن متمایز کنید.
  • متن‌های شسته رفته و با رعایت اصول نگارشی و استناددهی به استاد تحویل دهید. متن‌هایی که مشکلات نگارشی دارند (مثلا عدم رعایت نیم‌فاصله)، اجازه تمرکز استاد به محتوای کار را نمی‌دهند.

و نکته آخر از دکتر جمالی مهموئی:

شما و استاد راهنمایتان شریک رابطه‌ای هستید که لازم است شما به عنوان دانشجو این رابطه را مدیریت کنید. باید فعال باشید (نه منفعل) و ابتکار عمل دست شما باشد. دانشجویانی وجود دارند که کارشان تنها با پیگیری‌های مداوم استاد به انجام می‌رسد. ارسال گزارش‌های دوره‌ای (مثلاً با رایانامه) برای این که وی را در جریان کار خود قرار دهید و  درخواست زمان ملاقات از مدت‌ها قبل از موعد از مصداق‌های مدیریت این رابطه هستند. بسیاری از دانشجویان کارشان را به روزهای آخر وامی‌نهند و استاد یک باره مثلاً در انتهای شهریور با چند دانشجو مواجه می‌شود که همگی انتظار دارند وی کارشان را چند روزه بخواند و تحویل دهد. گاهی لازم است که مطالبه‌گر باشید. می‌توانید از استادتان بخواهید که هر هفته، هر دو هفته یا هر ماه فرصت مشخصی را به شما اختصاص دهد. فراموش نکنید که آنها قانوناً موظف به این کار هستند چون پایان‌نامه و رساله واحد درسی حساب می‌شوند و استاد باید به ازای آن زمان در اختیار دانشجو قرار دهد. یکی از دلایلی افزایش کمّی و کیفی! استادان غیرمسئول این است که دانشجویان به خاطر ملاحظات مختلفی که برای خود متصور هستند حقوقشان را مطالبه نمی‌کنند.